لإنشاء المستندات

استخدام القوالب :-
يبنى كل مستند تقوم بإنشاءه داخل الword على قالب من القوالب Templates .
والقالب عبارة عن ملف يحتوى على التركيب الاساسى للمستند وإعدادته المختلفة مثل(الخطوط و الفقرات وإعدادات الصفحة)..
وحينما تقوم بإنشاء مستند جديد فارغ يتم بناء هذا المستند على القالب العام normal .dot الذي يحتوي على الاعدادات المتاحة مع جميع المستندات .
* لإنشاء مستند جديد مبني على احد القوالب المثبتة على حاسبك
- اخترfile > new من شريط القوائم فتظهر لوحة المهام New document .

- قم بتحديد قالب المستند الجديد كما يلي :

1. لإنشاء مستند جديد مبني على القالب العام انقر الارتباط blank document .
2. لإنشاء مستند جديد مبني على قالب xml ، انقر الارتباط web page .
3. لإنشاء مستند جديد مبني على قالب البريد الالكتروني (اي انشاء رسالة على البريد الالكتروني )انقر الارتباط e-mail message .
4. لإنشاء مستند جديد مبني على قالب احد المستندات انقر الارتباط from existing document وفي هذه الحالة يتم تضمين محتويات المستند بالكامل الى المستند الجديد .
5. لإنشاء مستند جديد مبني على قالب اخر انقر الارتباط on my computer من الجزء templates فيظهر المربع الحواري .

محتويات المربع الحواري :-
يحتوي المربع الحواري على عدد من التبويبات التي يحتوي كل منها على عدد من القوالب المرتبطة .
(الامثلة) :
 التبويب general - يحتوي على القوالب الاربعة التي ذكرناها.
 التبويب letters & faxes - الذي يحتوي على القوالب الخاصة بالرسائل و الفاكسات .
 التبويب mail merge - الذي يحتوي على القوالب الخاصة بدمج المراسلات .
 التبويب memos - الذي يحتوي على القوالب الخاصة بالمذكرات.
 التبويب reports - الذي يحتوي على القوالب الخاصة بالتقارير.

لإغلاق المربع الحواري وإنشاء مستند جديد مبني على القالب المختار:-

1. نشط التبويب المناسب ..
2. نختار القالب المناسب ..
3. انقر زر ok ..
لإنشاء مستند عبارة عن رسالة فاكس نستخدم احد قوالب الفاكسات الموجودة بالمربع الحواري والخطوات هي :-

1. نشط التبويب letters & faxes ..
2. اختر احد القوالب وليكن business fax ..
3. لاحظ معاينة المستند بالجزء preview بالجانب الايمن من المربع الحواري
4. اخيرا انقر زر ok ..
.. نلاحظ ظهور المستند الجديد وبه العديد من العناصر التي يمكنك تعديلها بمجرد النقر وكتابة النص الجديد) .

إعداد الصفحة:-

لإعداد الصفحة التي يمكن الكتابة بداخلها والطباعة عليها ، وذلك من خلال المربع الحواري page set up ولإظهار هذا المربع اختر file page set up < من شريط القوائم .

يحتوي المربع الحواري page set up على ثلاث تبويبات وهي :-

1) التبويب margins -
وهو يستخدم لتعيين هوامش الصفحة واتجاه طباعة الورقة وذلك كالاتي:
• يحتوي مربع top على المسافة بين الحاشية العليا من الصفحة والحاشية العليا لأول سطر بالصفحة .
• يحتوي المربع left على المسافة بين الحاشية اليسرى من الصفحة والحاشية اليسرى للسطور التي محاذاتها جهة اليسار ولا تحتوي على مسافة بادئة يسرى .
• يحتوي المربع gutter على مقدار هامش التوثيق وهي المسافة التي يتم اضافتها للهامش المرتبط المحدد بالمربع gutter position .
• يحتوي المربع bottom على المسافة بين الحاشية السفلية من الصفحة والحاشية السفلية لاخر سطر بالصفحة.
• يحتوي المربع gutter position على مواقع التوثيق داخل الصفحة والذي قد يكون في اليمين او اليسار او اعلى الصفحة .
يمكنك من الاجزاء التالية :
Orientation : تحديد اتجاه طابعة الورقة سواء عموديا portrait او افقيا landscape .
Pages : تعيين خيارات طباعة الصفحات المتعددة من القائمة المنسدلة multiple pages.
Preview : يحتوي هذا الجزء على معاينة لشكل الصفحة تبعا للخيارات التي تقوم بتحديدها بتبويبات الثلاثة ..
انقر زر default : اذا اردت جعل الاعدادات الحالية هي الاعدادات الافتراضية للمستند الحالي وجميع المستندات المبنية على القالب المصاحب لهذا المستند .

2) التبويبPaper -
وهو يستخدم لتحديد حجم الورقة المستخدمة فى عملية الطباعة وهى نفس الورقة التى ستقوم بالكتابة عليها داخل ال Word وكذلك مصدر ورق الطباعة من الطابعة وذلك كما يلى :-
• من الجزء paper size اختر نوع الورقة من القائمة المنسدلة ثم قم بضبط بعديها (الطول والعرض) من المربعين width و height على الترتيب .
• من الجزء Paper Source قم بتحديد مصدر الصفحة الاولى من كل مقطع من مربع السرد Other Page .
• انقر زر Print Options إذا اردت فتح المربع الحوارى Print وضبط إعدادات الطباعة .


3) التبويب layout -
وهو يستخدم لتحديد تخطيط الصفحة كبداية المقطع واتجاهه وسلوك الراس والتذليل
**الخطوات :
• من الجزء new page < section تجعل المقطع مع صفحة جديدة او even pageتجعل يمكنك تحديد بداية المقطع حيث يمكنك تقسيم مستند الى عدة اقسام وذلك باختيار احدى القيم continuous تجعل بداية المقطع مستمرة حتى وان كانت فى نفس او new column تجعل بداية المقطع مع عمود جديد او بداية بداية المقطع مع اول صفحة زوجية .
• من الجزء Headers and footer نشط مربع الاختيار Different first اذا اردت تعيين راس وتذييل مختلف للصفحة الاولى.
• من الجزء from edge قم بتحديد المسافة بين حاشية الصفحة والراس او التذييل
• من الجزء page قم بتحديد طريقة محاذاة النص بين الهامش العلوى والسفلى حيث يؤثر خيار الضبط التام Justified على الصفحات الكاملة فقط كما يقوم الword تلقائيا بمحاذاة الصفحات الغير كاملة بالهامش العلوى .
• انقر زرLine Numbers لفتح لمربع الحوارى وإضافة او حذف ارقام السطور فى الجزء المحدد بالقائمة المنسدلة Apply to .
• انقر زر Borders لفتح المربع الحوارى Borders & Shading الذى يمكنك استخدامه لإضافة إطار حول الصفحة .

لضبط الهامش من خلال المسطرة:
يمكنك استخدام المسطرتين الافقية والراسية للتحكم فى هوامش الصفحة وضبط العديد من الاعدادات الاخرى كمسافات الجدولة والتعدادات النقطية والرقمية والمسافات البادئة للفقرات .
* لاظهار المسطرة اذا لم تكن ظاهرة بالفعل :
نشط الخيار Ruler من قائمة View وبذلك يمكنك ضـبط الهوامش للصفحة من خـلال المسطرتين الافقية والراسية .

استخدام القوالب :
يبنى كل مصنف او ورقة عمل تقوم بانشائها داخل الExcel على قالب من القوالب.
- القالب Template :-عبارة عن ملف يحتوي على التركيب الاساسي سواء المصنف او ورقة عمل اعداداته المختلفة مثل الخطوط واعدادات الصفحة .
- القالب الافتراضي Sheet. Xit :- يتم بناء جميع اوراق العمل التي تقوم باضافتها الى المصنف على هذا القالب .
محتويات القالب :-
يحتوي ملف القالب عادة على الاعدادات التالية :
• تنسيق ورقة العمل اوالخلايا الموجودة بداخلها وانماط هذه الخلايا.
• تنسيق الصفحة ومنطقة الطباعة الموجودة بكل ورقة عمل من اوراق المصنف.
• عدد ونوع اوراق العمل الموجودة بالمصنف .
• المناطق المحمية والمخفية داخل المصنف .
• النص الذي ترغب في تكراره ،مثل رؤوس الصفحات وعناويين الصفوف والاعمدة .
• البيانات والرسوم والمعادلات والصيغ والتخخطيطات الموجودة بالمصنف .
• اعدادات التحقق من صحة البيانات.
• اشرطة الادوات المخصصة ووحدات الماكرو والارتباطات التشعيبية.
إعداد الصفحة :-
بعد تحديد قالب المصنف الجديد سواء كان القالب العامbook او احد القوالب الاخرى ويتم في جميع الاحوال إضافة مصنف جديد الى نافذة Excel وتاتي هذه الخطوة التي يتم فيها اعداد للصفحة التي سنقوم بالكتابة بداخلها والطباعة عليها ، وذلك من خلال المربع الحواري ، ولاظهار هذا المربع اختر File> Page set up .
وهو يحتوى على اربعة تبويبات :
1. التبويب Page –
يستخدم هذا التبويب لتعيين اتجاه الصفحة وحجم الصفحة المستخدمة .
 الجزء orientation : يعمل علي تحديد اتجاه طباعة الورقة عموديا او افقيا.
 الجزء scaling : تكبير او تقليص ورقة العمل او الجزء المختار الذي ترغب في طباعته كي يتلائم مع عدد الصفحت المحددة ،ويتم تعيين النسبة المئوية من الحجم الاصلي لورقة العمل بالمربع Adjust to ، ويمكن ايضا تنشيط زر الاختيار Fit to ثم تعيين عدد الصفحات العرضية التي ترغب في الطباعة عليها بالمربع Pages wide by وتعيين عدد الصفحات الطولية بالمربع Tall .
 الجزء paper size : تحديد حجم الورقة المستخدمة في الطباعة .
 الجزء print quality : تعيين جودة الطباعة باختيار درجة النقاء المناسبة Resolution .
 الجزء first page number : تعيين رقم الصفحة الاولى او ترك الاختيار الافتراضي Auto .

2. التبويب Margins -
يستخدم هذا التبويب لتعيين هوامش الصفحة ويمكن تعيين قيم الهوامش سواء بادخالها مباشرة من لوحة المفاتيح او باستخدام زري الزيادة والانقاص الموجوديين بكل مربع لزيادة القيمة او انقاصها على الترتيب ، ويمكن استخدام هذا التبويب كما يلي :-
 المربع Top : ضبط المسافة بين الحافة العليا من الصفحة والحافة العليا لاول سطر بورقة العمل .
 المربع Left : ضبط المسافة بين الحافة اليسرى من الصفة اليسرى لبيانات ورقة العمل .
 المربع Bottom : ضبط المسافة بين الحافة السفلية من الصفحة والحافة السفليةلاخر سطر بالصفحة داخل ورقة العمل .
 المربع ٌRight : ضبط المسافة بين الحافة اليمنى من الصفحة والحافة اليمنى لبيانات ورقة العمل .
 المربع Header : تعيين المساحة المخصصة لبيانات رأس الصفحة حيث تظهر هذه البيانات اعلى كل صفحة من الصفحات المطبوعة .
 المربع Footer : تعيين المساحة المخصصة لبيانات ذيل الصفحة حيث تظهر هذه البيانات اسفل كل صفحة من الصفحات المطبوعة .
 من الجزء Center on page : يمكن توسيط البيانات داخل الصفحة افقيا بتنشيط مربع الاختيارHorizontally وراسيا بتنشيط مربع الخيار vertically .

3. التبويب Footer/Header –
يستخدم هذد التبويب لتعيين بيانات قسم راس و ذيل الصفحة باختيار القيم او الصيغ المعرفة داخل الExcel او بتعريف بيانات جديدة مخصصة .
 لتعيين البيانات التي تظهر بقسم الراس ،قم باختيار احدى الصيغ المعروفة داخل Excel من القائمة Header ثم اقر زر Custom Header لاظهار المربع الحواري Header الذي يمكن من خلاله ضبط تنسيق البيانات الناتجة او اضافة بيانات اخرى .
 لتعيين البيانات التي تظهر بقسم الذيل ،قم باختيار احدى الصيغ المعروفة داخل Excel من القائمة Foote ثم اقر زر Custom Foote لاظهار المربع الحواري Foote الذي يمكن من خلاله ضبط تنسيق البيانات الناتجة او اضافة بيانات اخرى .
 اذا اردت على سبيل المثال اظهار رقم الصفحة الحالية والعدد الكلي لصفحات ورقة العمل اختر page of 1 من القائمةHeader ،اذا اردت اظهار البيانات بقسم الراس او القائمة Footer ،اذا اردت اظهارها بقسم الذيل ثم انقر زر Custom Header او Custom footer لاظهار المربع الحواري footer او Header على الترتيب والذي يمكنك استخدامه في تنسيق البيانات او تغييرها.
 اما اذا اردت اظهار بيانات غير موجودة باي من القائمتين فاختر Noneمن القائمة المنسدلة ثم انقر زر Custom Header او Custom footer وقم بادخال البيانات من البداية .
- يتم تقسيم الراس او الذيل الى ثلاثة اقسام :-
• Left Section : ادخال البيانات التي ترغب في اظهارها بالجانب الايسر داخل المربع.
• Center Section : اظهار البيانات بمنتصف الصفحة داخل المربع .
• Right Section : اظهار البيانات بالجانب الايمن الصفحة داخل المربع .

يحتوي المربع الحواري footer او Header على مجموعة من الازرار التي يمكن استخدامها في تنسيق البيانات واضافتها ، يبين ذلك الجدول التالي :
الزر الإستخدام الحقل المضاف
إظهار المربع الحوارى Font وتعيين خصائص الخط ـــــــــــــــــــــــــ
إضافة رقم الصفحة Page ) )
إضافة عدد الصفحات (Pages )
إضافة التاريخ ( Date )
إضافة مسار واسم المللف الحالى (File) & (Path)
إضافة اسم المللف الحالى ( File )
إضافة علامة جدولة (8 مسافات ) ( Tap )
إضافة صورة ( Picture )
تنسيق الصورة ــــــــــــــــــــــــــــ

4. التبويب Sheet -
يستخدم هذا التبويب لتحديد المنطقة التي يتم طباعتها داخل ورقة العمل والعناويين التي يتم تكرارها في جميع الاجزاء المطبوعة وخيارات الطباعة وترتيب الصفحات المطبوعة.
يمكن تحديد المنطقة التي يتم طباعتها اذا لم تكن ترغب في طباعة ورقة العمل بالكامل داخل مربع النص Print are ، قم بادخال عنوان الخلية الموجودة بالركن الايسر العلوي من المنطقة المختارة ثم نقطتين ثم عنوان الخلية الموجودة بالركن الايمن السفلي من المنطقة المختارة .
فمثلا :- لاختيار المنطقة من الخلية A1 الى الخلية 14 . قم بإدخال قيمة $A$1:$1$4 الى مربع النص Print area ويمكن ايضا تحديد المنطقة من ورقة العمل .
• Rows to repeat at top : لاستخدام صف أو اكثر كعنوان يتم تكراره اعلى كل صفحة مطبوعة قم بادخال رقم الصف الاول ورقم الصف الاخير .
مثال:- إستخدام الصفوف من 2 الى 4 قم بادخال قيمة $2:$4 الى مربع النص Rows to repeat at top .
• Columns to repeat at left : لاستخدام عمود او اكثر كعنوان يتم تكراره يسار كل صفحة مطبوعة انقر داخل مربع النص Columns to repeat at left ثم قم بادخال رقم العمود الاول ورقم العمود الاخير .
مثال:- استخدام الاعمدة الثلاثة الاولى قم بادخال القيمة $A:$C الى مربع النص Rows to repeat at top .
• الجزء Print :
- نشط مربع الاختيار Grid lines :إذا اردت طباعة خطوط الشبكة ذات اللون الرمادى الباهت والتى فصل بين اعمدة وصفوف ورقة العمل .
- نشط مربع الاختيار Black and white :لطباعة جميع البيانات باللونين الابيض والاسود فقط .
- نشط مربع الاختيار Draft Quality :إذا اردت استخدام جودت طباعة ضعيفة توفيرا للحبر ولزيادة سرعة الطباعة .
- نشط مربع الاختيار Row and column headings :اظهار رؤوس الصفوف والاعمدة بالصفحات المطبوعة .
- من القائمة Comments :اختر At end of sheet لطباعة التعليقات بنهاية الصفحة أو As displayed on sheet لطباعتها كما هى موجودة بورقة العمل , اما اذا اردت عدم طباعتها فابقى على الخيار الافتراضى None .
- من القائمة Cell errors as :اختر نمط عرض الاخطاء الموجودة بالخلايا حيث يمكن اختيار Displayed لغرض الخطأ كما هو أو <blank> بتفريغ الخلية من محتواها أو ــ ــ أو #NIA .
• من الجزء Page order : تعيين ترتيب الصفحات
- زر Down then order:لترتيب صفحات ورقة العمل من اعلى لاسفل .
- زر Over then down :لترتيب الصفحات من اليسار الى اليمين .
إخفاء مصنفات وإظهارها :-
يمكن فتح مجموعة من المصنفات فى وقت واحد للتنقل بين هذه المصنفات باستخدام التقنيات المختلفة للتنقل بين النوافذ داخل Windows .
- لاخفاء المصنف :- يتم تنشيط نافذة المصنف ثم اختر Windowثم Hide من شريط القوائم .
- لاظهار المصنف :- يتم تنشيط نافذة المصنف ثم اختر Windowثم Unhide من شريط القوائم .
للتحكم فى اوراق العمل :-
عند انشاء مصنف جديد يقوم الExcel تلقائيا بإضافة ثلاث اوراق عمل إعادة الى هذا المصنف باسم Sheet1 Sheet2 Sheet3 ويمكن اعادة تسمية ورقة العمل الى اسم اخر ويمكن ايضا حذف اوراق العمل وايضا اضافة المزيد من اوراق العمل الى المصنف الحالى ، فيما يلى توضيح كيفية اداء هذه العمليات :
أ‌) إعادة تسمية ورقة العمل - لاعادة تسمية احدى ورقات العمل الموجودة بالمصنف كالاتى :
• نشط ورقة العمل لتى ترغب فى تغيير اسمها بنقر تبويبها من شريط تبويبات أوراق العمل الموجودة بجانب شريط التمرير الافقى لنافذة المصنف .
• إخترمن شريط القوائم Format>Sheet>Rename أو أنقر اسم ورقة العمل نقرا مزدوجا واختر Rename من القائمة الموضعية فيظهر شريط اسود اللون فوق اسم ورقة العمل لاعادة تسميتها .
• قم بكتابة الاسم الجديد ثم اضغط مفتاح الادخال .
ب‌) حذف ورقة العمل - يمكن حذف بعض اوراق التى يقوم الExcel باضافتها تلقائيا للمصنف وذلك كما يلى :
إختر ورقة العمل أو أوراق العمل التى ترغب فى حذفها باستخدام تقنيات الاختيار المعروفة وذلك كما يلى :
1- اختر ورقة العمل او اوراق العمل التي ترغب في حذفها باستخدام تقنيات الاختبار المعروفة وذلك كما يلي :
• لحذف ورقة عمل واحدة : انقر هذه الورقة لتنشيطها .
• لحذف مجموعة من اوراق العمل المتجاور : انقر تبويب ورقة العمل الاولي ثم انقر تبويب ورقة العمل الاخيرة اثناء الضغط علي مفتاح Shift من لوحة المفاتيح .
• لحذف مجموعة من اوراق العمل الغير متجاورة : انقر تبويب ورقة العمل الاولي ثم انقر تبويب كل ورقة عمل ترغب في اختبارها علي حده اثناء الضغط علي مفتاح Ctrlمن لوحة المفاتيح .
• لحذف جميع اوراق العمل الموجودة بالمصنف مرة واحدة :انقر تبويب احدي اوراق العمل بزر الفارة الايمن ثم اختر Select All من القائمة الموضوعية .

2- اختر Edit ثم Delete Sheet من شريط القوائم او انقر ورقة العمل المختارة بزر الفارة الايمن ثم اختر Delete من القائمة .
* ملحوظة - اذا احتوت ورقة العمل علي بيانات يظهر مربع رسالة يختبر جديتك في اتمام عملية عملية الحذف انقر زر Delete لاتمام العملية العملية او زر Cancel للتراجع عنها.

ت‌) اضافة ورق عمل جديدة - لاضافة ورقة عمل جديده مبنية علي القالب الافتراضي Work Sheet الي المصنف الحالي كمل يلي :
1- نشط تبويب ورقة العمل التي ترغب في اضافة ورقة العمل الجديدة قبلها .
2- اختر من شريط القوائم Inserts ثم Work Sheet .

ث‌) نسخ ونقل اوراق العمل -
يمكن نسخ ونقل اوراق العمل سواء داخل المصنف الحالي او بين المصنفات المختلفة بسهولة فائقة كما يلي :
1- قم بفتح المصنف المواد النسخ او النقل فيه .
2- انتقل الي المصنف الذي يحتوي علي اوراق العمل التي ترغب في نسخها ثم قم باختيار هذه الاوراق .
3- اختر من شريط القوائم Edit ثم Move or Copy Sheet او انقر الاختيار بزر الفارة الايمن ثم اختر Move or copy من القائمة الموضوعية فيظهر المربع الحواري Move or Copy ( انظر الشكل) .
4- انظر المصنف الذي ترغب في نسخ او نقل ورقة العمل اليه من القائمة المنسدلة To Book او اختر New Book اذا اردت النسخ او النقل الي مصنف جديد .
5- اختر ورقة العمل التي تغب في نسخ او نقلا ورقة العمل المختارة قبلها من مربع السرد Before Sheet .

ج‌) تلوين تبويبات اوراق العمل -
يظهر شريط تبويبات اوراق العمل علي نفس الخط الافقي مع شريط التمرير الافقي لنافذه المصنف ويكون لكل ورقة عمل تبويبها المستقل وتظهر جميع التبويبات بخط اسود علي خلفية رمادية اللون ما عدا تبويب ورقة العمل المنشطة فيظهر علي خلفية بيضاء اللون فيمكن اضافة الوان اخري الي تبويبات اوراق العمل كما يلي :
1- اختر اوراق العمل التي تريد تلوينها .
2- اختر من شريط القوائم Format ثم Sheet ثم Tab Color او انقر الاوراق المختارة بزر الفارة الايمن ثم اختر Tab Color من القائمة الموضوعيه فيظهر المربع الحواري format tab color ( انظر الشكل) .

ح‌) اخفاء اوراق العمل واظهارها –
يمكن اخفاء اوراق العمل ثم اظهارها مرة اخري عندما تحتاج اليها فيما بعد لاخفاء ورقة عمل او اكثر داخل المصنف كما يلي :
1- اختر ورقة العمل التي ترغب في اخفاءها .
2- اختر من شريط القوائم format ثم sheet ثم hide.
ولاظهار ورقة العمل للخفية مرة اخري كما يلي :
1- اختر شريط القوائم format ثم sheet ثم unhide يظهر المربع الحواري unhide sheet .
2- اختر ورقة العمل التي ترغب في اظهارها ثم انقر زر ok .

خ‌) تعيين خلفية لورقة العمل -
يمكن وضع خلفية لورقة العمل كما يلي :
1- اختر ورقة التي ترغب في تخصيصها بالخلفية الجديدة.
2- اختر من شريط القوائم format ثم sheet ثم back ground فيظهر المربع الحواري sheet back ground .
3- قم تحديد الصورة المناسبة ثم انقر زر insert .

استخدام اشرطة التمرير :-
تستخدم أشرطة التمرير ( الأفقى والرأسى ) للتنقل داخل ورقة العمل :
• بشريط التمرير الرأسى للانتقال لاعلى بمقدار صف واحد ، انقر زر
• بشريط التمرير الرأسى للانتقال لاسفل بمقدار صف واحد، انقر زر
• للانتقال لاعلى ولاسفل بمقدار أكبر يتم بسحب الذراع الموجود بالشريط الرأسى لاعلى واسفل باستخدام زر الفأرة الأيسر .
• بشريط التمرير الأفقى للانتقال الى اليمين ، انقر زر
• بشريط التمرير الأفقى للانتقال الى اليسار، انقر زر
• للانتقال الى اليمين واليسار بسحب الذراع الموجود فى شريط التمرير الأفقى لاستخدام زر الفأرة الأيسر .